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來源: 城邦文化 發表日期:

在職場上,學會問問題比急著交成品更重要!

 

大家知道,老闆交代事情之後,最怕聽到什麼嗎?

「我現在沒有空」?「我辦不到」?「我沒辦法」?

都不是,而是「好!」為什麼呢?

除非老闆的指示非常清楚簡單,你的能力也超級無敵好,才有辦法什麼方向與細節都不用確認,就有辦法做到。但是大部分的人,卻很輕易地就會說出「好!」然後再交出不OK的東西,被老闆大改特改或直接退件。有沒有想過,你的「好!」為何如此輕率?

舉個例子,如果我的老闆請我幫公司跑腿去購買某項物品,除非已經是買過好幾次的東西,否則我不會輕易說「好!」我會想先知道他想要便宜能用的就好?還是要品質好又耐操?還是要擺出來好看的頂級品牌?如果不先弄清楚,我就沒有方向,所以我會用最迅速的確認方式,了解老闆想要什麼,有效率的達成任務。而且,我會在過程中記下老闆的想法,下次不用問就大概知道他的考量是哪些。

但我發現,大部分的人都會不假思索的就說出「好!」有時候,甚至可能完整的指令都還沒交代完,對方就滿口答應說:「好,我知道了。」奇怪了,整件事情都還沒講清楚,你怎麼就說好呢?然後,交出來的成果零零落落。這時候如果我說這裡不行喔,這裡、那裡要修改,又來了,他可能又會繼續秒答:「好。」

仔細想想,你是不是經常這樣,嘴巴上的應允,都跑在你的思考前面?面對指令,習慣性就說好,其實你根本還沒想清楚,可能要怎麼做比較好。

我自己很習慣在交代事情時,多說一句「不懂的話要問」。但是大部分的人都不會問,因為他們老是覺得:「我沒有不懂啊,不就是照你說的這樣嗎?」通常越沒有經驗值的人,越容易出現這樣的狀況,因為沒做過,所以也不知道該問什麼。

我的建議是,如果是第一次被交辦任務,或許你還不知道該問什麼問題,但是當你做過之後,你一定要記得那些容易出錯的細節,下次承接任務時,就要提出疑問。

 

方向不對的話,就算做對事也沒用

 

很多時候,能夠把事做好,都來自於「你能問對問題」。從有些人的發問,你就知道他已經掌握了這件事情的核心,通常交出來的成品不太會有錯。反而什麼都不問,直接就說好的人,經常可能從方向上就是錯誤的,即便內容是對的,卻也不能用。

養成這個好的工作習慣:把細節確認清楚,再向前衝,不然請不要輕易的答應。這是一種自我負責的態度。

我有位雜誌主編朋友告訴我,每次到了編輯會議的時間就會發現,那些能力強的編輯,會花時間一再的確認撰稿方向,並討論主編這次是否有特別在意之處,以及有沒有絕不要觸碰的議題。他們花在討論方向、確認細節的時間較多,但是最後往往能提早交稿。就算有地方需要微調,還是能在真正的截稿時間之前做完修正。

而能力普通的編輯或剛進公司的新人,往往很少確認大方向與細節,而是花非常多的時間寫稿,然後拖到最後一刻再壓線交稿,但是內容可能從方向就錯了,有時候甚至整篇都要重新寫過。每次看到這種情況,她總是心想,最後一刻才交稿,難道你覺得交來之後不會需要修改嗎?到底哪來的自信?

簡單來說,有些人會花時間再三確認,以確保品質,並且留下修改的時間。但大多數人卻以為只要把東西做完,交出去以後就沒事了。想想自己,是哪一種人呢?

 

掌握大方向與小細節,你才能快狠準

 

那些可以快狠準的人,絕對不是因為他動作快,而是因為他先思考過,並再三確認,推敲過結果,有把握才出手。這也是我的工作習慣之一,因為我不喜歡做白工,我只想做對的事情、有產值的事情,我最討厭花時間做白費工夫的事了!審視一下,你有這樣的工作習慣嗎?

早些年,自己還年輕,還在創業初期的時候,我曾經因為員工一再交出不OK的東西給我,直接把他轟出辦公室。當時的心情是:為什麼一直把這麼爛的東西交給我,這就是你認為自己的價值嗎?為什麼不願意為自己交出的作品負責呢?

後來在職場上磨練多年,我看的人多了、遇的事也多了,脾氣也變好了。現在的我,在職場上已經不會動怒了,但我會默默放棄工作態度或工作習慣不優秀的人。

對自己交出的作品負責,而且是每一次。因為那上面都寫著你的名字,作品的程度就是你對自己的定義。

 

問問題不代表笨,而是代表有在思考

 

曾經有位主管和我分享,她當主管十多年,那些常常發問的人,往往也是最後做得最好的人。而那些完全不發問的人,交出來的東西往往問題一堆。有趣的是,卻有很多人問過我:一直問問題,難道主管不會覺得我很蠢、很煩嗎?

不覺得很妙嗎?主管與員工這兩邊,說的剛好是對方的答案。主管認為你該問,才能把事情做好,而員工卻往往覺得如果一直發問,主管一定會認為我很煩或很笨。

其實,會問問題的人,表示他有聽懂,而且正在思考,至於馬上就說好的人,幾乎都是還沒聽懂,就急著應允。既然沒聽懂,自然也不知從何問起。

 

當你獲得任務的交辦,務必多確認細節

 

這是我們常會在職場上看到的狀況。

老闆對小英說:「妳明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。出席的名單出來了嗎?我們指定邀約的名人確定會出席嗎?現場的酒水交給誰處理?沒問題吧?」接著老闆又補了一句:「至於預算,妳暗示對方一下,這次費用有點高,效率卻有點慢,表達一下我有點不滿意。」

除非你是老闆的心腹,早就很有默契,不然如果老闆說了這麼多,小英只回了「好!」你是老闆的話,會不會懷疑小英到底有沒有聽懂?到底能不能做好後續?當老闆起了這樣的念頭,就很容易放大檢視你做不好的地方,因為誰叫你這麼敷衍呢?這顆地雷是你自己埋的啊。

那小英應該怎麼說呢?

先說這句開場白,「老闆,我想再確認一下。」然後針對老闆的問題一一確認。

「我明天早上會打給廣告公司的小李確認所有能夠出席的名單。你需要的是所有名單對嗎?媒體名單、表演名單,還有名人列席名單,我全部都會請廣告公司準備好。」

「至於我們指定的名人,是上次你說的XXX小姐與XXX先生對嗎?我會特別確認有沒有邀到,如果沒有,也會請廣告公司提出建議的替代人選」。

「酒水的部份,上次的決議是另外再包給XX公司處理,他們有配合的酒商會提供整個服務,目前進度到哪裡了,我會一併確認後再回報。」

「預算的部分,老闆你希望我直接向窗口反映,還是應該找他們這次的總負責人?你希望我們這邊是稍微表達不滿就好,還是應該讓他們知道這次這樣有點離譜?大概是希望表達到什麼樣的程度呢?」

 

▍ 本文節錄自 周品均《職場又不是沙發,追求舒適要幹嘛?周品均的35堂犀利職場課》

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